權限管理篇(用戶端):搞懂專案群組權限,找出最適合你團隊的溝通協作方程式。

不同的組織架構、成員,及專案特性,就有不同的管理方法,適性才能發揮團隊最大綜效!

權限管理篇(用戶端):搞懂專案群組權限,找出最適合你團隊的溝通協作方程式。

權限管理是個有點生硬且敏感的議題,從管理者的角度而言,過於繁雜的權限設置,管理者懶的用;而一般用戶更不喜歡被權限「控管」或「分級」。但如果負責人能夠依據專案和組員的特性來設定群組權限,將大幅提升溝通協作的效益,專案管理起來也能更加輕鬆有條理。此篇分享TP辦公通在用戶端(Client)權限設定上的重要技巧,讓團隊在溝通討論 或 執行專案時,可以更加得心應手!

【重點整理】- 依據組織架構、專案類型,及成員特性,決定權限設定
- TP辦公通的基本組織架構
- 權限設定一覽:
    ・指派專案管理員    重新命名專案/關閉專案    編輯專案資訊    編輯專案公告    ・新增/刪除成員    自訂專案成員權限    ・讓新成員看到歷史對話紀錄    ・使用「自動排程」編輯專案任務    ・把檔案藏起來:「可見性設定」    ・共同編輯專案筆記- 總結(沒時間可直接跳總結)


其實光從一個管理者如何設定群組權限,就可以看出管理者的管理哲學和態度,以及組織的文化。

依據組織架構、專案類型,及成員特性,決定權限的設定

「權限管理」是個有點敏感的話題,因為當大家聽到「權限管理」,大多很自然地會聯想到「階級」和「限制」,層級越高,權限越高,層級越低,權限則越受到限制。其實光從一個管理者如何設定群組權限,就可以看出管理者的管理哲學和態度,以及組織的文化。TP辦公通只是一個「溝通協作工具」,用意在於提升團隊成員生產力與效率,但唯有當團隊成員願意分享和參與,才能發揮最大的功效,所以在架構設計上,主要是以扁平開放,而在成員溝通上,則是以透明易分享為主。

但我們也了解,有團隊,就需要管理,在權限上就會有一定程度的區分,其設計用意是希望可以收斂當組織或團隊過於龐大所帶來的雜亂。

一般而言,組織或專案越龐大,階層與架構越複雜,時常需要層層的簽核與把關,權限管控的需求也會越大;相反的,成員越少的團隊或專案,組織架構扁平且敏捷,對於權限管控的需求相對就小。不過,現在很多大企業也開始做組織架構上的轉型,導入敏捷式管理與工具,希望能活化組織,朝透明化、顧客導向、持續學習,以適應變化莫測的市場需求。我們也建議專案人數不宜過多,避免權責分配模糊,也容易形成很多幽靈成員。若一個專案的範疇過大時,建議進一步將其切成數個小專案,可以明顯提升溝通協作效率喔!


專案負責人可就成員的多寡,以及專案特性等考量,來設定成員在專案中的權限。

專案負責人可就成員的多寡,以及專案特性等考量,來設定成員在專案中的權限。


權限的分類:伺服器端 (Server) vs. 用戶端 (Client)

而「權限」主要可以分為兩種,一種是TP辦公通的後台管理員為大家各帳號所設下的權限(可以想像是在遊戲的世界中,各角色帳號先天屬性不同:騎士 或 精靈);另一種是各成員在TP建立群組時,可以為群組成員設定特定權限,以利專案的執行(在你的村莊或城堡(群組)中,規則由你決定)。簡單來說,後台管理員決定成員帳號權限,專案負責人決定成員在專案中的權限(在任何「主從式架構 (Client–server model)」的服務下,權限一般都會分為伺服器端與用戶端)。而此篇將著墨於用戶端,也就是用TP辦公通聊天協作的各位啦!伺服器端就交給後台管理員去煩惱囉~


後台管理員決定A、B、C、D君的帳號權限,而A、B、C、D君可以自訂負責專案中,成員們的專案權限。

後台管理員決定A、B、C、D君的帳號權限,而A、B、C、D君可以自訂負責專案中,成員們的專案權限。


以下與大家分享TP辦公通在用戶端(Client)權限設定上的一些小技巧與介紹,讓大家在溝通討論 或 執行專案時,可以更加得心應手!


TP辦公通的基本組織架構

在TP辦公通的世界中,基本上分成兩種人(帳號):「成員(公司內部成員,自己人)」和「訪客(外部人員,外人)」,都是由後台管理員創建的。後台管理員也可以進一步為各成員設定不同的操作權限,不過由於這部份屬於「伺服器端(Server)」所操控的權限,不屬於「用戶端(Client)」的權限範圍,一般使用者接觸不到,所以就不在此贅述。


後台管理員在創建帳號時,可依使用需求建立「成員」和「訪客」帳號。
 後台管理員在創建帳號時,可依使用需求建立「成員」和「訪客」帳號。


基本上,成員都可以建立專案群組(除非後台管理員有特別限制),建立專案的人就是「專案負責人」,在該專案擁有最高權限,也可以為其他該專案的成員制定權限,例如:指定某成員對於專案任務、檔案,以及筆記編輯與檢視等權限。以下是各種成員在專案群組中的權限總覽:

專案成員權限一覽表

:只能編輯自己參與或相關的任務、檔案,及筆記。另外,權限可能遭到專案負責人或管理員的限制。


指派專案管理員

專案的負責人永遠只有一位,預設是建立專案的人(必要時,可以請後台管理員更換負責人),但有時候可能會遇到需要代理人協助執行一些操作(例如:新增或刪除成員、編輯特定專案資訊等)。此時,就可以透過「指派為管理員」,將成員權限升級至管理員權限。一個專案中的管理員數量沒有限制,比較扁平且敏捷的組織,也可以將所有成員都指派為管理員,將權限可能帶來的阻礙降到最低。組織或專案成員數量較龐大的團隊,則可能指派幾位代理人即可,避免專案人數不易控管,及資訊雜亂。


專案負責人可以在PC端(左圖)和行動端(右圖)的專案成員列表中,將成員指派為管理員。


重新命名專案 / 關閉專案

建立專案的人就是專案負責人,而唯一能夠重新命名專案,以及關閉一個專案的人,就只有專案負責人(成員只能選擇「退出」專案)。

那如果遇到一個專案要更換負責人怎麼辦呢?

此時,請聯絡你的TP系統管理員,系統管理員可以從後台更換專案負責人。

左圖:只有專案負責人可以關閉自己的專案; 右圖:專案負責人可以為專案重新命名。 
左圖:只有專案負責人可以關閉自己的專案;右圖:專案負責人可以為專案重新命名。


編輯專案資訊

專案負責人在一開始建立專案時,除了邀請專案成員外,還可以透過「進階」設定,設定「工作日」(例如:如果設定週一到週五為工作日,則工期的計算會自動跳過非工作日及例外假日)、例外假日(國定假日、特殊日、補班等)、計畫開始時間、任務通知等進階設定。如果一開始忘了設定,或是之後要修改,專案負責人和管理員都可以隨時回來編輯。

專案資訊包含了專案基本的設定,包含了工作日、任務通知、前導專案等訊息。
專案資訊包含了專案基本的設定,包含了工作日、任務通知、前導專案等訊息。


編輯專案公告

負責人可以在專案公告中公布一些重要資訊、專案使命(mission statement)、里程碑(milestone)、規章,或是重要連結等資訊,不只讓新進成員在一加入專案就能夠一目瞭然,也能達到時時鞭策與激勵既有成員的效果。

注意:只有負責人可以編輯專案公告喔!


專案負責人可以透過「專案公告」發布重要訊息,時時提醒成員或方便成員調用。
專案負責人可以透過「專案公告」發布重要訊息,時時提醒成員或方便成員調用。


新增/刪除成員

專案負責人和管理員都有新增與刪除專案成員的權限。

而一般的聊天(討論)群組則是沒有此限制,任何成員都可以邀請任何成員加入。但是只有討論組的建立者有權力刪除成員。

嗯… 這應該滿容易懂的,沒什麼好多介紹的了…

 
在群組中新增與刪除成員。 在群組中新增與刪除成員。
在群組中新增與刪除成員。

    

自訂專案成員權限

有時候,在特殊的情境下,你可能會需要針對特定專案群組中的特定成員限制其任務文件檔案、或是筆記的操作權限。例如:為了訊息公告而建立的專案群組(如:福委會、IT疑難雜症等),可能因為成員眾多,但又不希望所有成員都可以上傳檔案或建立筆記,以免造成資訊的混亂,此時,則可以將成員們的「文件」權限,設為「下載(只能下載檔案,無法上傳)」,而將「筆記」權限,設為「唯讀(僅檢視筆記)」。又或者,某個特別的專案,只允許特定成員建立與修改任務資訊,則可以將其他成員的「任務」權限,設為「唯讀(僅檢視任務)」。如此一來,專案負責人和管理員們,則擁有更多的主導權。

你可以在建立專案時,或是專案執行過程中,變更成員的專案權限。但當你指派了小明為管理員後,則負責人或管理員將無法再限制小明的專案權限了(當然,負責人可以先取消小明的管理員身分,就可以編輯他的專案權限了)。


左圖:專案負責人在建立專案時,自訂成員的權限;右圖:專案負責人 或 管理員可以在新增成員 或 成員列表中自訂成員的權限。

左圖:專案負責人在建立專案時,自訂成員的權限;
右圖:專案負責人 或 管理員可以在新增成員成員列表中自訂成員的權限。


讓新成員看到歷史對話紀錄

大家一定都有過這個困擾… 一般通訊軟體在新成員加入群組時,是無法看到歷史對話的,導致新成員看不到訊息的脈絡,難以即時進入狀況,既有成員(佛系同事)更需要重頭到尾將歷史訊息重複說明一遍給新成員聽,費時又沒效率。此時,在TP辦公通中,你只要在加入新成員時,勾選「允許檢視在此之前的聊天訊息」選項,成員就可以看到群組中所有的歷史聊天訊息囉!

你是不是也覺得超實用的呢?

 

讓新加入的成員也可以看到歷史對話訊息,跟資訊不對稱說:「NO」! 讓新加入的成員也可以看到歷史對話訊息,跟資訊不對稱說:「NO」! 
讓新加入的成員也可以看到歷史對話訊息,跟資訊不對稱說:「NO」!


使用專案「自動排程」功能編輯專案任務

「自動排程」是讓專案負責人和管理員能夠智慧化又快速的幫您自動最佳化任務時程,以及偵測並修改關聯性邏輯錯誤的任務的一個功能。簡單來說,就是當A任務延期或提早了,其接續的所有任務可以自動調整。多說無益,教學影片看了就秒懂!

「自動排程」功能能幫你智慧化又快速的幫您自動最佳化任務時程,是你專案排程的好幫手!
 「自動排程」功能能幫你智慧化又快速的幫您自動最佳化任務時程,是你專案排程的好幫手!

延伸閱讀:
實戰「專案管理」教學,帶你手把手從建立專案、派工、協作,到追蹤,一個工具一次搞定


把檔案藏起來:「可見性設定」

如果你有檔案雖然上傳了專案群組,卻不想讓所有成員都能看到和下載,此時,你可以將檔案設為隱藏,讓指定成員才能看到。

負責人和管理員可以對所有檔案執行「可見性設定」,而一般成員則可以對自己上傳的檔案加上「可見性設定」。


共同編輯專案筆記

一般來說,所有成員都可以在專案中建立專案筆記,在預設的情況下,成員可以編輯自己建立的筆記(負責人和管理員有編輯所有筆記的權限)。當你想要讓其他成員可以共同編輯你的筆記時,你可以透過「共同編輯」,指定可編輯該筆記的成員。當有成員編輯了你的筆記,系統會推播動態通知,同時,也會記錄筆記的修改紀錄(此份筆記在什麼時間被誰修改過),讓你清楚了解誰對筆記做了修改。


以上就是一般用戶端常見的權限相關設定。掌握這些權限設定的使用方法,可以大大提升協作效益喔!讓我們來總結一下本篇重點吧!


總結

  • 後台管理員決定成員帳號的權限(成員 與 訪客);負責人決定其群組中成員們的操作權限。
  • 一個專案群組中有包含:負責人(建立專案的人)、管理員(由負責人指派),以及成員、訪客 (我天生就是訪客)。
  • 專案「負責人」可以指派專案「管理員」分擔其管理的負擔,且兩者都擁有自訂成員專案權限的權利。
  • 專案人員權限一覽表:

專案人員權限一覽表
:只能編輯自己參與或相關的任務、檔案,及筆記。另外,權限可能遭到專案負責人或管理員的限制。


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權限管理篇(用戶端):搞懂專案群組權限,找出最適合你團隊的溝通協作方程式。 權限管理篇(用戶端):搞懂專案群組權限,找出最適合你團隊的溝通協作方程式。 Reviewed by TP辦公通 on 1月 30, 2021 Rating: 5

1 則留言:

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