TP辦公通 vs. Line 深度分析比較。企業溝通協作工具需具備哪些條件？

重點整理：

1. 資訊爆炸，公私不分、未分流的訊息變成一種干擾

2. 術業有專攻，讓Line回歸私領域的社交，工作上的協作交給專業企業協作軟體

3. 企業協作軟體需具備：資訊安全、專案管理、檔案管理、聚焦的討論

術業有專攻，為什麼你不應該用Line辦公？

Line在台灣的月活躍用戶達2100萬，滲透率高達91%，要避免在工作場合使用到Line真的不容易。但是，由於手機綁定Line的流程繁複，一般人一支手機上也只會登入一個Line帳號，除非你有多支手機，否則很難避免用自己私人的Line加入工作相關群組。之前我們討論過了這樣公私不分的即時通訊使用情境，不但影響私人生活，反而大大降低工作的效率。

畢竟以社交為導向的通訊軟體，為迎合其商業模式，注重的是用戶的黏著度、搜集用戶資訊，以及各式商業廣告的推播，這些功能在購物、叫計程車、行動支付等，生活的食衣住行上的確很方便又有趣，但真的可以滿足你工作上的需求嗎？


> 延伸閱讀：13個你不應該用Line辦公的理由。原來我們都在犯相同的錯誤！

企業溝通協作工具需具備哪些條件？「工欲善其事，必先利其器」，說了這麼多，以企業為導向的溝通協作工具到底要具備哪些條件呢？

以下我們用一張圖表將平常在工作協作中的情境分成了4大類：
1. 溝通
2. 文件
3. 專案與任務
4. 安全與管理



比較了TP辦公通、Line，以及電子郵件在上述功能類別中的表現：

<TP辦公通(企業即時通訊)與 LINE (通訊軟體)和電子郵件的比較>

TP辦公通與Line的深度分析比較

看了以上的比較表後，接下來根據我們長期與企業的交流與訪談經驗，挑了企業在溝通協作上的Top 5需求：

Top 5：檔案和歷史訊息要能永久保存

大家一定都有努力的往前~滑呀滑~滑呀滑~~~，找尋以前傳送過的檔案或圖片，好不容易找到了，卻發現已超過保存期限的窘境… 在Line上傳送的檔案與圖片，超過一定的時間就會被自動刪除（Line在近期推出了有容量限制的Line Keep雲端資料夾），對於企業來說，是非常沒有保障的，畢竟遭刪除的檔案怎麼也喚不回。

在TP辦公通，所有的檔案、圖片，以及訊息，都能永久保存，就算當下沒有下載，或是你換了手機或電腦，都照樣能再次下載與備份，所有歷史訊息也都能在新的設備上進行同步，讓資訊永不遺漏。

<TP辦公通可永久保存檔案與訊息，進行檔案管理>

Top 4：能夠針對指定群組、訊息、檔案、任務做進階搜尋

工作協作必定有大量的群組訊息討論、文件檔案傳送與分享、甚至是任務的交辦與追蹤，而如何能快速又準確的在需要這些資訊時找到它們，才是最大的挑戰。

當要在TP辦公通中尋找某則特定的訊息討論、檔案、或是任務，你可以透過「進階搜尋」功能，以「關鍵字搜尋」的方式，依照「群組（指定群組或全部）」、「資訊類別（訊息、檔案、任務等）」、「日期（指定區間或全部）」的條件做篩選，快速的找到相關資訊，而不是盲目的大海撈針。

<使用TP辦公通準確定位關鍵資訊>

Top 3： 數據自主，將企業機密與know-how存放在私有伺服器

接下來可能是企業主或是IT部門會比較有感的議題，就是「資訊安全」和「數據自主」。

就資訊安全來說，在個人帳號層面，由於大家在Line上面的好友複雜且多，有毒訊息也特別多，容易造成設備中毒，或是帳號被盜。假帳號或帳號被盜用，也連帶的衍伸出詐騙等問題。若牽扯到公司，則可能導致駭客透過通訊軟體，間接駭入公司系統，造成公司極大損失。而龐大高知名度的雲端服務平台，也較容易成為駭客下手的對象。

在數據自主的議題上，一般的雲端服務都是由第三方提供，所有的訊息、個資、檔案等，都由服務供應商擁有與保存，而用戶必須同意其服務條款（雖然一般人包含我在內都是閉著眼睛點「同意」）才可使用服務，服務商可以自行解讀在哪些情況下可以使用你的資訊，當然也有權變更條款內容。另外，在網際網路的時代，很多這些大型雲端服務商都是境外公司，並不受台灣法律的規範，以Line來說，若要調閱Line的相關資訊，須符合日本法律要求和Line日本總部的同意。若是使用微信，則需要符合中國的法律及條款。而只有在「私有雲」的架構下，企業或組織才能夠100%自行掌管與擁有自己的數據，不僅可以掌握企業機密，還可以透過API與企業既有服務做介接，開發出客製化的使用情境。

TP辦公通擁有彈性的部署架構，無論是使用實體主機或租賃雲端主機，都能保有企業數據主權。

<TP辦公通的私有雲架構，還給企業數據主權>

Top 2：能夠指派任務、追蹤進度，一眼看出問題點

這點就是Line或其它社交型通訊軟體所無法達到的功能了，就是專案任務的指派和追蹤。在Line中，你頂多只能以「@」的標註方式來指派任務給特定成員，但訊息稍縱即逝，管理者根本難以做後續的追蹤或確認，被指派的任務不了了之，等到出包後再來究責，已於事無補。


在TP辦公通中，大家可以在群組中，將討論的結果建立成「任務」，指派給指定「負責人」，任務中可附上開始/截止日期、進度、工期、工時、附件檔案、前置任務等資訊，讓任務負責人可以明確知道自己有哪些待辦任務、管理者可以一目瞭然專案/任務進度，有效協助及早發現問題，確保任務準時完成。

<TP辦公通擁有企業級專案管理功能>

<電腦端擁有更強大、完整的專案管理功能>

> 衍生閱讀：TP辦公通教學影片

Top 1： 聚焦且功能完善的群組，達到專案、檔案、知識管理合一

最後，還是要回到「工欲善其事，必先利其器」的核心概念上。社交型的通訊軟體，其重點在於用戶黏著度，而其商業模式來自於食、衣、住、行、廣告等上面的應用，而TP辦公通則是專門為企業溝通協作所開發的工具，完全以工作協作效率為導向，有效切割私與公領域。

專案管理師或產品經理 (PM) 可以透過TP辦公通來管理團隊的產品開發流程和專案；IT人員可以透過TP辦公通建立IT共享知識庫和廣播系統維修等訊息公告；人力資源 (HR) 可以透過TP辦公通進行新人訓練、課程公告、知識管理等應用；行銷及業務人員可以建立跨部門專案激盪與分享不同部門的資源與想法，強化組織協同與向心力。而這一切都建築在TP辦公通「專案、檔案、知識管理合一」的聚焦型協作平台之上。

<一個平台結合企業溝通、專案管理、文件管理，以及資訊安全>

TP辦公通並不是要取代Line或是email，而是希望透過「公私分明」的企業即時通訊工具，降低干擾，該認真投入時，透過對的工具提升工作效率；該放鬆的時候，也透過對的工具降低工作訊息對生活的干擾。

希望大家都能透過簡單的方法，取得生活與工作的平衡！