掌握這10個技巧，立即成為TP溝通達人！

在工作中使用即時通訊軟體做溝通，最怕詞不達意和被大量的訊息轟炸，導致工作效率低落，甚至漏看重要訊息。別擔心，透過善用 未讀名單、擷取螢幕、訊息勿打擾、搜尋歷史、共享螢幕等功能，立即提升溝通協作效率！

身為以工作管理為導向的溝通協作軟體，最重要的就是將有效的溝通轉化為工作效率。以下是10個小撇步，能輕鬆提升個人以及團隊的溝通協作效率！

大家常說溝通是一門藝術… 

讓我們一起成為溝通協作的匠人吧！

1. 已讀未讀名單

凡是在專案與討論組裡面，任何傳送出去的訊息的右下角處都有個已讀訊息統計，如（5/14）就是代表14個成員中有5個已讀。而將滑鼠移至數字上方或點擊數字，則會出現「未讀成員名單」，讓你清楚知道哪些成員未讀訊息。

而在手機上，則是長押該則訊息，點選「未讀的成員」，即可查看未讀成員名單。

<一目瞭然的未讀訊息名單>

>延申閱讀：已讀不回怎麼辦？未讀名單讓你快速掌握已讀未讀訊息狀態！

2. 我真的「@」的就是你

與大家一般熟悉的即時通訊軟體一樣，在對話中利用 「@」標註對方，來清楚表明溝通對象。被 「@」 的成員，也會收到@推播提示，知道有重要的訊息需要注意。而訊息發送方也可以透過「未讀成員名單」來確認對方是否有讀取自己的訊息。

3. 擷取螢幕&編輯

有的時候，一張圖勝過千言萬語。利用擷取螢幕畫面、加上註記後再傳給夥伴們來提升溝通效率吧！俗話說：「有圖有真相，沒圖靠想像」，千萬別讓夥伴間的認知失調，增加了團隊溝通上的成本與時間。

 

<以擷取圖片的方式，明確表達想法>

小撇步：

1. 點選擷取螢幕右方小箭頭中「擷取螢幕前隱藏目前視窗」，在執行擷取螢幕時，TP視窗會自動縮到最小；
   

   

   <擷取螢幕前隱藏目前視窗>

   
   
   
2. 進入「左上角大頭貼 > 擷取螢幕」，可設定擷取螢幕快捷鍵。
   

   

   <設定擷取螢幕快捷鍵>

4. 訊息請勿打擾

群組中充滿了與自己不相關的聊天訊息？總是被不相干的推播訊息打擾、洗板嗎？

有時候你可能會被加入一些非自願型的群組… (放心，我們懂的…)，此時，只要在對話欄指定群組上方 按右鍵 > 「訊息請勿打擾」，如此一來，在 PC 及 行動端 上，您只會收到有 「@」你 的訊息 或 與你有關的任務變更的推播通知喔！

<透過「訊息請勿打擾」過濾不相關的訊息推播>

5. 收回訊息

打錯字、不小心傳錯圖、或是突然衝動說錯話了嗎？

別擔心，此時，你只要在指定時間內將你的訊息「收回」即可！

操作辦法：

1. PC：於該則訊息上方，「右鍵 > 收回」；
2. 行動端：「長壓該則訊息 > 收回」。

6. 將對話群組分類（預設排序 vs. 類別排序）

除了如一般通訊軟體將最新的訊息排在最上方，TP辦公通讓你依照個人喜好排序您的對話欄，也可自行創建分組類別：

• 預設排序：除了置頂的對話外，最即時的對話會出現在最上方；
• 類別排序：按照個人、專案、討論組、廣播、投票類別分類排序。另可新增自訂聊天分組。
  

<依照自己使用習慣分類對話群組>

7. 與動態洗版說拜拜

太多動態及訊息提醒讓您感到被洗版嗎？ 或是其他成員在專案群組中的動態讓你的手機一直收到推播提醒呢？善用訊息通知設定，降低訊息的打擾吧！

設定方式：

• PC：「左上角大頭貼」>「訊息」
         -僅收到與自己相關的訊息才閃爍；
         -隱藏專案聊天中的動態訊息；
         -在專案聊天中隱藏與「我」無關的動態訊息。
  
  
• 行動端：「我」>「設定」>「專案動態設定」

<減少不必要的訊息打擾>

8. 搜尋歷史訊息、文件、任務

「上次你傳給我的客戶資料呢？」、「上週sales meeting的簡報呢？」、「檔案過期了，無法下載…」

檔案總是在我們需要的時候找不到。除了私有雲的架構能讓團隊的對話、專案資訊、討論組或檔案文件永久保存外，「歷史紀錄」功能讓您隨時都能以關鍵字找到您要找的 訊息、檔案、以及專案任務資訊。

 小撇步：

 利用「進階搜尋...」準確鎖定您要找尋的資訊！

「歷史紀錄」的「進階搜尋」功能，可準確定位塵封已久的訊息、文件、以及任務

9. 共享螢幕&遠端控制

有時候，與夥伴共享螢幕或是直接遠端控制排除問題，是最有效率的解決問題辦法。在一對一聊天之中點選「共享螢幕」按鈕，然後選擇 共享桌面、共享程式、共享視窗或共享區域四個選項之一。欲共享螢幕時，可向對方請求控制，進行遠端操控。

<以共享螢幕&遠端控制解決棘手問題>

10. 自訂表情貼圖

找不到足以表達您目前心情的表情貼圖嗎？表情貼圖是另類肢體語言，能適時補充文字訊息所無法傳遞的情感。

透過新增表情，您可以將自己喜愛的貼圖存為表情貼圖；也可以將他人傳送的表情貼圖以 「右鍵 > 另存為表情」的方式，加到自己的表情圖庫喔！終於可以不用花錢購買表情貼圖了！

小撇步：

於「表情 > 管理 > 修改」中，能為你的表情 自訂「圖片快速鍵」，讓您在對話中快速輸入常用表情貼圖。

<自訂表情貼圖>

歡迎到「貼圖小舖」下載免費表情貼圖

掌握了以上10個TP溝通小技巧，希望能夠大幅提升你團隊在TP辦公通的溝通協作效率！

接下來我們會持續分享更多實用的功能和小撇步，來提升個人及團隊生產力，打造遠距效率辦公環境。

點擊圖片：立即加入企業高效溝通協作的行列（TP辦公通）

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