生澀難懂？10分鐘搞懂專案管理

專案管理方法百百款，瀑布式(waterfall)、敏捷式(agile)、實獲值(earned value)、精實(lean)、關鍵鍊(critical chain)、利益實現(benefits realization)… 還有需要花上萬元考試認證的PMP、CSM證照。眼花撩亂了嗎？其實我們生活無時無刻都在管理專案，只是可能沒有察覺而已。

簡單來說，專案管理就是如何用「有限的資源（時間、錢、品質）」，來完成所交付的任務。

其實我們生活無時無刻都在執行無數個專案，只是可能你沒有察覺而已：邀請周末朋友來家裡煮咖哩飯、規劃一趟國內之旅行、籌備一場浪漫的婚禮、規劃一趟難忘的蜜月…

而上述五花八門的專案管理方法，只是協助你完成這項任務的參考說明書。當然，方法有很多種，就像你家到捷運站的方法很多種，而在不同的情境，就會有不同的果。

有限的資源：範圍、時間、預算、品質

除了「範圍」這個詞可能稍微比較模糊外，其他的名詞應該都不難理解。延續剛剛從家裡到捷運站的例子，由於複雜度極低，範圍(scope) – 可能包含了有哪些路線、距離、交通工具、有幾個人、天氣如何…等；時間(time) – 顧名思義就是抵達捷運站所需要的時間；品質(quality) – 這裡比較難定義品質，可能可以定義為到達目的地所需花費的力氣，越費力，品質越低；預算(budget) – 口袋有多深。而範圍、時間、預算，往往會影響品質。

如果你只有一個人、沒行李、又是個秋高氣爽的一天，路上鳥語花香，時間充裕，而昨天剛買了新的電腦，手頭有點緊，你可能選擇走路或騎腳踏車。

但如果是夫妻倆拖著行李，外頭還下著雨，而且時間緊迫，如果不趕快抵達捷運站的話，可能會趕不上飛機，此時，在預算許可下，你可能想都不想，立刻跳上計程車。

你可能會覺得，這不是常識嗎？跟專案管理有什麼關係？

沒錯，但如果整個專案是十天九夜的浪漫歐洲蜜月行，而上述只是其中一個「抵達捷運站」的小小小任務，那你可能就需要使用更完整的專案管理方法了。

專案金三角

成功的關鍵：專案管理4P

行銷有4P，專案管理當然也有4P。任何專案的成功，都取決於四個關鍵與影響該專案的重要環節，稱之為「專案管理4P」：

1. 計畫（Plan）：專案範圍中，所有活動的規劃和預測；
2. 流程（Processes）：專案主要由一系列計畫好且結構良好的流程所組成；
3. 人員（People）：包含了人員之間的溝通協作；
4. 權責（Power）：職權範圍、決策者、組織結構，執行政策等。

以上是專案成功的要要素。而為了讓專案執行起來更有條理且有跡可循，一般會將專案分為5個階段來做規劃和管理。

指引方向的地圖：專案管理5階段

為了能成功的完成一個專案，雖然專案管理的方法有很多種，一般來說，會將專案分為5個階段：啟動 (Initiating)、規劃 (Planning)、執行 (Executing)、監控 (Monitoring and Controlling)、結案 (Closing)，並將9大知識領域(Knowledge Areas)的管理技巧融入各階段中 (別著急，後面馬上就會提到囉～)，一種「5階段」搭配「9大知識領域」的combo概念。

1. 啟動 (Initiating)：定義問題，辨識利害關係人
   主要工作是定義問題，並針對問題發展出解決方案和專案章程，以及辨識出與專案相關的利害關係者（stakeholder；例如，顧客、供應商、贊助者、職能經理等），使專案能順利進行。在這個階段，由於仰賴專案經理的居中協調，因此較著重於「整合管理」及「溝通管理」這兩類知識。
   
   
2. 規劃 (Planning)：規畫專案需要做的事
   當問題釐清了、專案的目標也訂出來了，便要開始進行規畫，釐清專案「要做些什麼」、「誰負責做」、「該如何做」、「什麼時候完成」、「需要耗費哪些成本」、「需要供應哪些資源」，以及如何預防及減輕風險（可以搭配經典不敗的4W1H "Who, What, When, Where, How" 協助思考）。
   
   一般而言，專案管理在「定義」和「規畫」，是非常關鍵的步驟，因為計畫得愈詳細，活動切割得愈細緻，顧全的層面愈多，進展到執行和追蹤階段時，就會更加順暢、有效率，進而協助專案目標順利達成。
   
   
3. 執行 (Executing)：跨部門整合，輔助專案進行
   在這個階段，專案經理的主要任務是，運用「溝通管理知識」，了解及掌握專案利害關係者的需求與期望；運用「人資管理知識」，建立並發展自己的專案團隊；以及運用採購和品質管理知識，輔助專案的推行。至於「整合管理知識」，在此階段則旨在指導和管理專案的執行。
   
   
4. 監控 (Monitoring and Controlling)：隨時檢視，及時更正
   雖然是專案管理5流程的第4個階段，但其實監控的角色，也是不可或缺的，職責是在過程中不斷監督及控制各個流程是否均符合原先計畫。一旦發現有偏差，就必須立即採取必要措施，將流程導回正軌。
   
   
5. 結束 (Closing)：經驗保存，為日後專案借鏡 (知識管理)
   當專案進行到最後一個階段時，專案經理除了運用「採購管理知識」，針對專案中所採購產品或服務進行「合約結案」（驗收賣方完成的工作及交付成果，是否符合專案的需求與標準）及稽核審查工作之外，這個階段的重點更在於，以「整合管理知識」，將團隊成員在「專案各個階段結束 / 整個專案結束」之後，所學到的成功及失敗經驗，轉化成文件化記錄下來，做為日後其他專案的參考及借鏡。
   
   

專案管理5階段和使用工具

如果你看到這邊還沒有轉台的話，那專案管理聖經PMBOK(Project Management Body of Knowledge)中，又將專案管理知識分成9大領域，並運用在各階段的專案管理中。剛開始看可能會覺得很複雜，但其實如果不要拘泥於專有名詞，其實很多都是我們日常在做的事，只是我們沒有幫它取的華麗的名稱而已。

技能與招式：9大知識領域 (Knowledge Areas)

讓我們繼續延續上述案例，假如你現在要規劃一個十天九夜的浪漫歐洲蜜月行，人數2人，十天九夜，口袋預算有30萬，那要如何套用到9大領域之中呢？

#	知識領域	說明	範例
1	Scope 範圍管理	可分為產品範圍和專案範圍。 專案該包含和不包含哪些東西，才可以達目標。	確認旅遊國家、交通、旅館、活動。
2	Time 時間管理	讓專案在指定時間內完成：定義活動、排程、時間和資源的預估，控制時程。	確保可以趕上所有活動之行程。
3	Cost 成本管理	讓專案在授權的成本內完成： 成本估計、預算與控制。	確保預算控制在30萬以內。
4	Quality 品質管理	讓產出符合顧客的期待：品質規劃、品保、品管。	了解另一半對行程的期望，管理另一半的期望和調整行程以符合期望。
5	Human Resource 人力資源管理	讓團隊可以達成專案目標：人力規劃、團隊組成、提升團隊能力、和管理團隊。	有效的分工，不要累死自己。如果遇到困難，適時提供支援。
6	Communication 溝通管理	讓對的資訊在對的時間傳達給對的人：溝通規劃、資訊分發、成效報告、利害關係者管理。	行程通知和確認。每天提醒當天行程，管理大家的期待，降低認知偏差。
7	Risk 風險管理	降低風險發生的幾率與帶來的損害：風險管理規劃、風險識別、量化分析、風險溝通、風險控管。	注意天氣，路況，購買旅遊保險，準備個人藥品以及正露丸。
8	Procurement 採購管理	購買或取得團隊沒有的資源。須做好議價、協商、要求售後服務等管理的工作	機票、飯店，導遊，當地租車，餐廳等。
9	Integration 整合管理	統整上述各管理面的工作，擬定計劃、確實執行。	夫妻倆對預算和旅行計劃取得共識。規劃旅行，監控流程，並在必要時做修正。

看到這，其實你已經大致掌握了專案管理的主要架構與邏輯了。你可能會問，「阿不就出國玩，有必要搞得那麼複雜嗎？」，確實，完整的專案流程是給複雜的專案用的，不過，若能以這樣完整的流程架構為依據，的確有助於我們思考。畢竟工具是死的，人是活的，黑貓白貓，會抓老鼠的貓就是好貓，懂得融會貫通才是最重要的。

而TP辦公通適合應用在階層明確的「瀑布式」以及注重彈性的「敏捷式」專案管理上。在了解了基礎的專案管理知識後，接下來我們會分享更多TP在各專案管理模型下的實用案例分享，敬請期待！

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