你是Excel、MS Project，還是懷舊便利貼派？
身為主管或專案管理師的你，都用什麼工具管理專案呢？是用Excel、MS Project，還是經典不敗的便利貼管理法呢？
「Excel」可以說是無所不能，使用在專案管理中，除了可以繪製表格與排程外，甚至還可以畫出甘特圖，以及加上各種條件式格式設定讓表格生動有趣；「Project」 則是除了會自動產生甘特圖、可輸入資源配置外，還可以建立複雜的任務關聯性；至於「便利貼」，由於最直覺也最容易使用，沒有任何的學習曲線，適合運用在腦力激盪。
專案管理者永遠的痛：如果可以及早發現問題...
以上工具都有其各自方便好用的地方與擁護者，但是當你腦力激盪完後，進入了要將計畫付諸實行的階段時，要如何透明且無時差的將這些計畫分享給所有成員，並且隨時隨地的管理與追蹤，以確保專案可以照著計畫執行呢？
將計畫好的Excel或Project表格寄給所有成員，並在每次計畫有變動或進度有更新時，再寄一份給所有成員？
還是在例行會議時，主管只能看著PM製作的精美簡報，卻難以看出問題出在哪個環節，只有在交期已經delay的時候才能被迫接受delay的事實，卻無法及早應變？
因為你需要的不只是「計畫」的工具，而是一個「協作」工具！
透過TP辦公通5個視覺化儀表板，快速掌握專案狀態
TP辦公通除了是團隊成員平日溝通協作的工具，其中的「儀表板」功能，更針對不同的目標用戶，從企業的「管理者」到「成員」，提供一目瞭然的視覺化數據統計，讓你清楚且快速地掌握專案的全貌。這5個視覺化管理工具包含了「企業儀表板」、「部門儀表板」、「專案儀表板」、「自定義儀表板」，以及「個人儀表板」。
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企業儀表板：呈現High-level的專案樣貌
「企業儀表板」讓主事者可以快速一眼看明白專案全貌，再針對特定專案或任務，做進階的檢視（企業和部門儀表板權限須由管理後台進行設置）。
<「企業儀表板」呈現High-level的專案樣貌>
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專案一覽表：
一覽所有指定專案狀態與資訊，貼心直覺的紅綠燈號標示（於管理後台設定），方便管理者快速找到逾期或需要注意的專案，並可以進一步進入「專案儀表板」做更進一步的了解。
<「專案一覽表」一覽所有專案資訊>
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逾期任務一覽表：
管理者可一覽所有逾期任務，並透過自己需要的排序方式呈現。點擊「任務名稱」可進一步查看任務詳情（包含任務附件、描述、執行紀錄等）。
<「逾期任務一覽表」一覽所有逾期任務資訊>
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部門專案統計：
點擊進入「部門儀表板」，詳細內容會在後面「部門儀表板」做介紹。
<「部門儀表板」統計部門所有專案資訊>
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專案統計：
點擊進入「專案儀表板」，詳細內容會在後面「專案儀表板」做介紹。
<「專案儀表板」顯示個別專案詳情>
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部門儀表板：讓部門主管迅速掌握旗下部門專案執行狀態
與「企業儀表板」相同，各部門主管可以透過「部門儀表板」一覽旗下部門與子部門的專案與任務狀態，針對各種突發狀況提早做出應變。
<「部門儀表板」讓部門主管迅速掌握旗下部門專案執行狀態>
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成員一覽表：
如果你的部門真的太大、人太多，別擔心，「成員一覽表」讓部門主管能夠檢視所屬部門中的所有成員。
<成員一覽表>
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專案儀表板：掌握個別專案細節的絕佳利器
當管理者透過「企業/部門儀表板」察覺到某專案可能有逾期的現象，則可以透過「專案儀表板」對特定專案進行更近一步的檢視，了解該專案中，逾期的任務有哪些？由誰負責的？專案里程碑有哪些，且是否達成？成員任務分配以及執行狀態等等資訊。
<「專案儀表板」是您掌握個別專案細節的絕佳利器>
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個人儀表板：個人任務數據化，超前部署，不被工作追著跑
所有成員都可以藉由「個人儀表板」來規劃未來工作和檢視歷史工作軌跡。除了能快速的檢視目前執行中和已經過期的任務外，最大的特點在於能夠對未來「即將到期」與「即將開始」超前部署，避免被突如其來的截止日期嚇一大跳…
<「個人儀表板」讓個人任務數據化，超前部署，不被工作追著跑>
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自定義儀表板：分析專案數據，了解專案趨勢
讓專案管理者能夠比較分析指定專案的成效，透過專案數據分析，了解特定類型的專案趨勢，以及「計畫」與「實際」的落差。
<「自定義儀表板」能分析專案數據，了解專案趨勢>
除了以上5個儀表板外，我們深怕忙碌的您因為忙到沒有空去查看上述儀表板而導致任務逾期，我們特別再加碼放送1個「待辦任務提醒」功能，主動提醒您急迫該完成的任務！
待辦任務提醒：個人小秘書，保持專注，在期限內達成目標
貼心的「待辦任務提醒」就像您的私人小秘書一樣，每天提醒你今明兩天須完成的任務以及逾期任務提醒，確保任務零丟失，降低逾期的機率。
<「待辦任務提醒」是您個人的小秘書，讓您保持專注，在期限內達成目標>
無論是企業負責人、部門主管、專案經理，或是成員，都可以受惠於以上各種視覺化，以及智能化的小工具。管理者可以以最短的時間掌握專案執行狀態，及時發現並解決問題，避免小問題慢慢累積成大災難；成員則可以透過「個人儀表板」和「待辦任務提醒」清楚了解自己該負責哪些任務？何時到期？超前部署，提早做準備！
最後還是要提醒大家，TP辦公通是一款溝通協作工具，當溝通變順暢了，工作自然就越順利。當大家確實體會到一個工具可以有效提升自己的生產力與工作效率時，也就越能敞開心胸接受新的工具與作業流程，畢竟人都會抗拒變化。但如果只是一昧的以高壓top-down的方式去review成員的任務執行狀態，可能反而會失去了成員之間溝通協作的默契。
希望大家都能因為用了對的工具，而提升自己的工作效率，進而達到生活與工作的平衡！
Reviewed by TP辦公通
on
8月 25, 2020
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