【HR篇】這樣建立標準化員工入職流程，HR輕鬆，員工滿意！

企業如何用TP辦公通做員工入職流程管理，擊敗繁瑣流程？ 

流暢的入職流程，讓新人快速融入

企業往往提供了新進人員完整的訓練流程，但瑣碎的文件，以及複雜的流程，不僅對新進成員是個考驗，對人資（HR）可能也是個挑戰。有系統性的規劃，且流暢的入職流程，不但能讓新人快速完成基本文件的交付與建檔，更能協助新人快速融入團體，盡快發揮他的最佳戰力！

若能透過一些小工具的追蹤與幫忙，人資可以確保複雜的入職流程與各階段的交付文件有確實的執行，也方便紀錄各階段發生的問題，做為後續追蹤或改善的依據，不斷進行流程的優化。

這次，小編將跟大家分享人資如何運用TP辦公通，來有效管理新進員工入職的繁瑣流程！

 

<一般新進員工入職流程範例>

打造標準化流程，HR工作錦然有序

複雜的入職流程，不僅對新進員工是個考驗，對人資也是個挑戰。為了不遺漏各個重要的環節與細節，來建立一個專門給人資同仁的「新員工入職流程」專案吧！

1. 建立「新員工入職流程」專案：

建立一個「新員工入職流程 (for HR)」的專案，並把相關的人資夥伴加入群組。專案負責人在建立專案時，可以比照KISS原則（Keep It Small and Simple），讓主題可以聚焦，這樣不只可以確保構通協作的效率，更能確保群組各成員保持當責的態度、強化參與感，不讓群組流於形式。

2. 建立流程任務：

在專案的「任務」模組中，將自己公司的新員工入職流程建立成階層性任務，不只方便追蹤，也可以時時提醒自己入職流程的進度。

如果人數少，甚至只有一人，建議第一階層可以是個人，如果是梯次招募，可以用梯次命名，方便管理。

建議將建立好的流程「匯出」成csv檔範本，這樣之後就可以一鍵匯入囉！也方便在csv檔中，做較大幅度的內容修改。

 

<依喜好建立自己的員工入職流程任務>

3. 彙整相關文件與表單

將入職流程會使用到的所有文件與表單分享於專案中，讓所有人資夥伴都能清楚且快速的找到需要的文件，更可以確保版本的一致性，避免一綱多本的情形發生，做好文件檔案的版本管控。

 

<有條理的文件管理與分享，不怕檔案找不到>

4. 知識的分享與傳承，筆記知識管理法

人資夥伴們可以在群組「筆記」中寫下各個任務或流程的細節與執行辦法，做為知識的分享與傳承。久而久之，將形成一個知識管理 (Knowledge Management)系統，新手人資在加入群組後，也可以有跡可循的自由查看群組筆記，學習前人累積的智慧，掌握人資工作要領。

筆記的「進階搜尋」功能，更能夠利用關鍵字精準的找到你所找尋的內容。

 

<HR們可在群組筆記中，分享資訊、管理知識>

最重要的，是有個聚焦於員工入職的群組，讓人資夥伴們可以針對議題進行討論與溝通。良好的溝通，加上透明的資訊分享，相信不只可以讓入職流程更加順暢，還能透過不斷的流程優化，讓組織的入職流程越來越人性化。

一個企業如何對待新進員工，將是企業最佳的公關行銷素材，而入職流程也是新員工在正式加入這個團隊後，對公司的第一印象。若能在新人入職的第一天就善待他、幫助他進入狀況，絕對能激發他的效力熱情，願意和公司建立長期而穩定的積極關係，而新人若能如期發揮，對於組織的工作分配、目標達成也有絕對正向的幫助。

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