專為亞洲企業所設計的TP辦公通，與作業系統霸主Microsoft所推出的Teams差別在哪裡？
在網路和行動裝置的普及下，Line、微信、Whatsapp等即時通訊軟體在我們生活中，已經是日常溝通不可或缺的工具，你能想像一天不使用即時通訊軟體嗎？你還記得上一次傳送手機簡訊是什麼時候嗎？
而在分秒必爭的工作環境，以及遠距辦公的趨勢下，為了提升企業內部溝通協作的效率，企業團隊也快速的導入即時通訊服務（例如：Teams、Slack、JANDI…等），減少內部Email的來來回回、以視訊會議代替實體會議，甚至是檔案文件以及工作任務的管理。和一般社交性的即時通訊軟體不同，專門為企業內部所設計的即時通訊軟體，其價值在於提升工作效率、增加組織生產力！
一個稱職的企業溝通協作工具，需要滿足以下條件：
- 可創建主題明確的群組
- 容易查詢歷史資訊，且資訊永久保存
- 便於共享檔案文件，且容易整理、能永久保存
- 能夠指派工作，管理者能隨時掌握專案執行狀態
- 能支援語音與視訊會議
- 直覺、簡單容易上手
- 高度安全性，且數據自主
接下來讓我們抽絲剝繭、一一檢視 TP辦公通 和 微軟Teams 的不同吧！
7個企業級通訊協作工具的必備條件！
1. 可創建主題明確的群組
有效率的溝通，建立在聚焦的主題上（除非是刻意進行腦力激盪或創意發想），如何建立一個主題明確的群組或頻道，也是一門學問。而這也是為什麼一般社交型即時通訊軟體不適合辦公使用的原因，因為群組主要都是以聊天打屁為主，對話無法分類。這點，在TP辦公通 和 Teams都有自己的設計。
溝通 是TP辦公通的核心，而TP辦公通主要由2種群組組成「專案群組」和「聊天群組」。
專案群組：以專案為核心的群組，裡面包含了進階的專案管理、文件管理、筆記等模組，協助團隊推動專案的執行。專案負責人在要執行一個專案時，可以很快速地將相關人員加入群組，建立與分派任務、分享檔案文件、注意事項筆記等，並在專案執行過程中，一路管控專案進度，直到專案結束。
聊天群組：包含了一對一聊天與多人聊天，可以是同事之間的閒聊，也可以是正式開啟專案前的腦力激盪。由於以輕鬆便利為主，聊天群組中就沒有包含上述的進階模組等功能。
此外，用戶可以自行增加群組的分類，依照自己的習慣將群組 分類 或 置頂，方便找到常用的群組。
最後，單一的入口，簡單直覺的設計，用戶只要點選建立對話的「+」號，在決定自己的下一步是要建立專案還是聊天群組即可。
Teams的核心為團隊 (Team)，而團隊並不僅侷限於公司內部成員，可以是任何有Teams帳號的使用者，透過邀請後即可加入，所以相較於TP辦公通主要成員皆為公司內部成員，聯絡人名單就是你的企業組織圖，Teams並沒有一個明確的聯絡人名單，而是由一個一個團隊所組成。團隊可以是公司的所有員工，也可以是部門，當然也可以是任何有Teams帳號而被你加入的人。
在建立了團隊後，你可以在該團隊下建立頻道（頻道中的成員不一定是全部的團隊成員），類似TP辦公通中的專案群組，而在頻道內，則可以進行貼文、檔案分享，以及其它微軟本身或第三方應用程式的應用（如：Office文件的共同編輯、串接ZOHO、Trello等）。由於Teams聊天的模組是分開設計的，所以在頻道中沒有聊天的功能（而是獨特的「貼文」功能），必須至聊天功能中，將你想聊天的對象加入，才能進行聊天。不過Teams在聊天室中也支援微軟和第三方程式的應用，所以可以將公司內部以外的成員加入聊天室，進行較複雜的協作。
2. 容易查詢歷史資訊，且資訊永久保存
你有換了手機結果Line群組中的所有對話紀錄全都不見的恐怖經驗嗎？
如果只是朋友間聊天打屁的訊息那也就算了，但如果是工作相關的重要訊息或檔案文件，那真的會讓人很崩潰…
所以做為企業級的溝通協作軟體，所有歷史資料能永久保存，且能同步到裝置上，絕對是最基本的功能。
TP辦公通 與 Teams 都有支援數據資訊永久保存，以及歷史訊息與檔案文件的查詢，也能選擇讓新加入群組的成員能看到歷史的對話訊息，讓成員能透過查看歷史聊天紀錄，快速進入狀況。
而最大的不同在於TP辦公通為「私有雲」架構，企業主可以100% 擁有和管理自己的數據；Teams則是「公有雲」架構，企業所有數據與資料需儲存在微軟的伺服器中，由第三方保管與擁有。關於「私有雲」與「公有雲」的差異與應用，在後面會多做說明。
TP辦公通支援所有對話、檔案文件、任務、筆記等做搜尋。
左圖：電腦版介面；右圖：手機版介面
Teams可透過關鍵字對歷史訊息、人員，及檔案做搜尋。
左圖：電腦版介面；右圖：手機版介面
3. 便於共享檔案文件，且容易整理、能永久保存
還在用Email夾帶附件嗎？想必大家都有找不到Email附件檔案的經驗，尤其是之後來來回回的信件中，之前的附件不會被重複夾帶，所以如果要找回之前往來的附件，需要回頭找到當初夾帶附件的那封郵件才行… 檔案太大，只好拿出塵封已久的隨身碟… (年輕人表示：什麼是隨身碟？？)
其實共享與傳遞檔案真的不用這麼辛苦，只要透過通訊協作軟體，將檔案上傳到群組中，或傳給特定成員，就搞定了！相似於Windows資料夾的介面設計，人人都可以輕鬆的在軟體中管理檔案文件。
另外，TP辦公通 還支援檔案的「下載紀錄」查詢及「可見性設定」等進階文件管理功能，更能夠達到企業文件管理的要求。
4. 能夠指派工作，管理者能隨時掌握專案執行狀態
既然是企業級的溝通協作軟體，專案任務的協作與進度管控，當然是不可或缺的功能啦！
除了任務的交辦以外，團隊更可以透過TP辦公通內建的專案管理模組清楚掌握專案任務執行狀態。成員可以明確了解身上有哪些任務需要執行，以及它們的輕重緩急；管理者則可以透過透明的進度資訊，以及視覺化的儀表板，快速掌握專案狀態，甚至是部門和整個企業的專案狀態。
> 延伸閱讀：好的專案協作工具帶你上天堂。5+1個視覺化儀表板幫你超前部署！
左圖：TP辦公通的專案管理模組介面；右圖：專案儀表板
至於Teams，用戶可以透過串接Microsoft Planner 或
其它第三方的專案管理SaaS服務（如：Trello, Zoho,
Jira等）來進行專案管理。說到這邊，就要看你的團隊或企業是否在意串接第三方SaaS服務了。除了像Microsoft
Planner這種原生的微軟服務，只要有付費訂閱就可以使用外，其它第三方服務一般都會需要另外創建服務帳號，且成員與Teams中的成員並非直接共用。
舉例來說，如果你串接了Trello的服務，當你將Trello新增至團隊頻道的「索引標籤」下時，其他成員是看不到Trello看板的，這些成員必須先要有Trello帳號，且必須要被你加入到該看板底下，這樣頻道中的成員才能看的到看板中的內容。這對於本來就在使用這些第三方服務，後來才移植到Teams的團隊可能比較適合，如果是先導入了Teams，才又要串接其它第三方服務，則設定起來則會比較麻煩一些，成員也會需要管理多個帳號。
相較之下，由於TP辦公通使用的是內建的專案管理模組，除了用戶比較容易上手之外，模組之間各個功能的串接上也會比較順暢一些（畢竟在第三方服務的串接上，如果任何一方沒有開啟相對應的接口，服務就會受到限制）。但相對的，Teams支援很多第三方服務，對於已經有使用任何一個SaaS服務的企業來說，串接起來也會特別方便，至於串接起來好不好用，就需要用戶自己測試一下了。
5. 能支援語音與視訊會議
有些時候光是文字並無法做到更深入的討論，特別是大型專案或分公司之間的會議時（尤其現在遠距辦公的盛行），更需要使用群組視訊會議。這邊強調的是「視訊會議」而不是「視訊通話」，主要是要區別一般Line或微信這種聊天性質的視訊和能真正用來開會的企業級視訊會議。一般常見的企業級視訊會議服務包含了Zoom、Cisco的WebEx和Teams。
為確保視訊品質，TP辦公通串接的是Zoom的視訊會議服務，所以通話以及會議的品質是交由第三方專業廠商提供，TP辦公通的用戶必須另外訂閱Zoom服務，才能使用視訊會議功能。由於是串接第三方服務，用戶必須另外申請Zoom帳號與TP辦公通做串接。但也由於Zoom是專業的視訊會議服務提供者，在視訊會議方面的細部功能和解決方案也相對較完整（Zoom甚至提供軟硬體整合的企業視訊會議方案），這樣也讓原本就有導入Zoom的企業，可以將其串接TP辦公通，方便企業成員間的會議招開，其它對外的會議，還是可以依照原本流程，透過Email邀請 或 會議ID等方式招開。一般公認的Zoom優勢包含，簡單易上手的使用者介面、較優質的多人會議(9人以上)、軟硬體會議室解決方案，以及外部會議等。Teams則是內建微軟本身的視訊會議服務，所以在於內部整合上優於第三方服務的串些，其主要優點在於可以與其它微軟的應用（如：Microsoft 365）做整合協作、較嚴格的內部會議限制（與會者必須有Teams帳號），以及其它微軟背後的資源。
> 延伸閱讀：如何將TP辦公通串接Zoom視訊會議服務？
企業小檔案：
Zoom
於2011年，由原思科WebEx首席工程師袁征成立，總部位於美國加利福尼亞州聖何塞的科技公司，其主要業務為以雲端運算為基礎的遠端會議軟體服務，並提供了用於視訊電話、即時通訊和商務電話系統的電腦軟體及行動應用程式，於2019年4月上市美國納斯達克交易所，是目前聲量最高的視訊會議軟體之一。
Microsoft Teams
於2017年正式發布，是微軟旗下的一個通訊協作軟體，整合了聊天、視訊會議、 文件儲存 (包括檔案協作與共同編輯)、Microsoft 365等功能，並以與Microsoft 365綑綁的方式，快速的攻佔企業通訊協作的市場。微軟並於2019年9月宣布Skype for Business將慢慢走入歷史，取而代之由Teams接手。
6. 直覺、簡單容易上手
TP辦公通以輕量化 和 簡單明瞭的使用者介面著稱，除了因為私有雲的架構，管理者需要自架並管理伺服器端與後台系統外，用戶端（Client）的操作簡單明瞭，使用邏輯與一般的即時通訊軟體相似。主要將群組分為「聊天（一對一 和 群聊）」與「專案」兩種，一般聊天群組功能與一般通訊軟體相似，而專案群組則多了之前的一點所提到的，包含了進階的專案管理、文件管理、筆記等模組，協助團隊推動專案的執行。
至於「聯絡人」名單就等於企業的組織架構，裡面看到的都是內部組織成員，方便企業內部成員之間的溝通協作。另外，也能透過同步Active Directory的方式，讓TP辦公通中呈現的組織架構和成員與AD同步，再龐大的組織也能迅速完成帳號的建立。
至於Teams，由於功能相對複雜一些，並且有多元的第三方應用串接，第三方評測普遍認為其學習曲線較高一些。另外，Teams比較特殊的地方在它的組織成員架構（組織 > 團隊 > 頻道 > 成員）。由於一個人可以存在於不同的組織中，組織內成員又可以建立團隊，團隊內成員又可以建立頻道，而成員也不侷限為企業內部成員。這樣的優點是，所有人只要有Teams帳號，就能夠相互溝通協作；缺點則是組織成員較雜亂，且「聊天」與「團隊」功能是兩個不同功能模組，若相同頻道成員想要以聊天的方式溝通，必須另外建立聊天群組進行聊天。
相反的，Teams強大的共通編輯，以及包山包海的第三方應用程式，如果能夠花時間與精力研究透徹，絕對是個能夠提升組織生產力的協作工具！
7. 高度安全性，且數據自主
團隊會選用專門為企業設計的溝通協作軟體，其中一大原因就是資安的考量。一般大眾為了省荷包和方便，大部分都願意（或迫於無奈）以個資換取免費服務，例如：Line、微信、Gmail、Google Drive等，以上這些服務都屬於「公有雲」的服務。
等等… 你問我什麼是公有雲，是嗎？
簡單來說，由一個第三方服務商所架設，並提供給普羅大眾都可以使用的服務，就是所謂的「公有雲」服務。所以大家一般所使用的通訊協作軟體，也幾乎都是公有雲服務，如：Line、WeChat、WhatsApp，或是較為專業的協作工具：Slack、微軟Teams、Jandi等。
這時聰明的你心裡一定在想，既然有「公有雲」就一定有「私有雲」囉？
沒錯！「私有雲」顧名思義就是一個企業或特定組織架設一個專門只為自己服務的雲端服務。而由於這些服務只存在於企業內部，所以通常只有內部人員會使用到，當然也就比較少見，一般用於企業ERP系統、供應鏈管理、研發等，需要高隱私或者是極為低延遲的系統服務。不過由於軟硬體的普及，私有雲的服務也開始出現在我們生活當中，例如，以NAS (網路附加儲存) 搭建自己的雲端硬碟。
而 TP辦公通 就是一個「私有雲」的企業通訊協作軟體。所有的數據與資料都儲存在企業的伺服器中，以確保高度的數據自主與安全性。不過，這也不是說「公有雲」的服務就不安全，Google、微軟、Amazon的防火牆與網管很可能優於大多數企業，只是企業的所有數據與資料，都必須儲存在第三方服務商的伺服器中，為服務商所有和保管。至於服務商能取用你的資料到什麼程度，就取決於那個神祕且從來沒有人閱讀的服務條款了。
另外，如果企業沒有足夠的網管人員或軟硬體資源，但又想要使用「私有雲」的通訊協作軟體保有數據主權，也可以選擇將TP辦公通架設在Google Cloud Platform、Microsoft Azure、AWS、中華電信，或其它可信賴的雲端主機商上，如此一來，不僅不用擔心主機的維運，還可以保有數據的自主。
> 延伸閱讀：通訊軟體也有分私有雲或公有雲？哪種雲最適合我？
TP辦公通用戶有自己的後台管理系統，讓企業掌管屬於自己的通訊協作平台
Teams 提供豐富的表情貼圖、迷因貼圖，以及Gif動態貼圖，為煩悶的上班族解解悶
結論
黑貓白貓，只要會抓老鼠的貓就是好貓，希望看到這邊的你，對於這兩種通訊協作軟工具應該都有了初步的了解，至於哪種體比較適合你的團隊，也取決於你的使用情境與在乎的議題。
以下簡單總結一下兩個產品的特色：
TP辦公通：
- 企業數據含敏感資訊，需要私有雲架構確保數據自主，保管自己的數據庫；
- 以企業內部使用為主，成員帳號需透過系統管理員核發（可為外賓或供應商創建訪客帳號）；
- 需要一個較輕量化，且容易上手的通訊協作工具；
- 需要一個專案管理、文件管理、即時溝通無縫接軌的協作工具；
- 可以在純內網環境部署，且能在無網路連線環境下登入。
Teams：
- 需要與大量的外部人員溝通協作，以及業務上的往來；
- 有強烈的Office 各式文件線上共同編輯需求；
- 已經有/或正準備使用其它Teams有支援的第三方SaaS服務與Teams串接；
- 豐富的表情貼圖、迷因貼圖，以及Gif動態貼圖；
- 已訂閱M365服務，且符合以上4點的企業（就不需要額外花錢啦！）
本來Teams在剛推出時，比較類似TP辦公通，只供企業內部通訊協作使用，但後來策略改變，不只能夠邀請組織以外的成員，還開放了免費帳號，讓Teams真的開始有成為企業界的Line的趨勢，再加上功能越來越龐大與複雜，使用起來有時候會稍微卡卡的，或是一時之間找不到某個功能在哪，但相對的，也成功收割了很多新用戶。如果您的團隊在找一個企業內部專用的輕量化通訊協作軟體，不妨試試TP辦公通，免費版可以支持10人的團隊無限期使用喔！
Reviewed by TP辦公通
on
10月 14, 2020
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