【銷售篇】銷售流程一把罩，跟全球第一CRM巨擘Salesforce學銷售週期管理

如何以TP辦公通建立輕量化CRM管理工具，掌握客戶銷售狀態，邁向營收成長！ 

你的團隊是如何管理「銷售週期（Sales Cycle）/銷售流程（Sales Process）/銷售途徑（Sales Pipeline）」的呢？根據哈佛商業評論的研究指出，高達44%的高階主管認為，他們的組織在管理銷售流程上缺乏效率（其中的39%營收超過了10億美元），而有效的銷售週期管理（Sales Cycle Management）與營收成長息息相關。

既然銷售週期管理聽起來這麼重要，那該怎麼付諸實行呢？

 

<圖片來源：Dreamstime>

什麼是「銷售週期/流程/途徑」？為什麼重要？

簡單來說，銷售週期是一個用來幫助企業了解潛在業務機會的工具，從找尋潛在客戶，到客戶埋單（或決定不購買）的一連串流程。之所以稱之為「週期」，是因為它是一連串的銷售活動，當一個客戶的銷售週期走到了尾聲，無論此客戶最後購買與否，新的潛在客戶也會重複這個流程，進入一個新的銷售週期。

銷售流程為什麼重要？因為它可以幫助企業主有效預估營收與現金流、了解銷售週期長短、公司業務的優劣勢、資源分配，以及潛在的銷售瓶頸等問題。可以有效運用銷售週期並將這些發現數據化的企業，更能夠在徵才、銷售訓練、行銷預算等環節，做出正確的決策。

跟CRM領導者學銷售週期管理

至於一個銷售週期中有多少個步驟或活動呢？一般大約落在5～9個，步驟多寡，可能取決於客戶的產業、價格、關鍵決策者、成交機率等，除了使用網路上的制式範本外，也可以針對客製化需求設計。以下將會參考全球CRM領導品牌Salesforce所定義的「銷售途徑（Sales Pipeline）」為例，將其劃分為9個階段：

1. 勘探（prospecting）：透過廣告、公關活動，及其他行銷廣告媒介來獲得潛在客戶的注意。通常sales會勾勒出潛在目標客戶特徵，並查看既有客戶名單是否有符合的目標客戶。
2. 條件驗證（qualification）：透過提供潛在客戶更多的資訊（如：文件資料、白皮書、電話或視訊會議等），確認客戶對於您的產品或服務是否想進一步了解。
3. 需求分析（needs analysis）：透過資訊收集，了解客戶的根本需求，進而提供合適的解決方案（如：收集客戶背景資料、了解根本/隱藏需求、識別潛在困難或資源等）。
4. 價值主張（value proposition）：當客戶表示有興趣，並充分了解了客戶需求，接下來，可以與客戶碰個面，在較正式的會議或示範中，確實展現出產品或服務價值。
5. 辨認決策者（identify decision makers）：在這個階段，你必需要能辨認出誰是關鍵的決策者，以及每個人在組織中所扮演的角色，以確保有效的溝通和集中火力。
6. 認知分析（perception analysis）：千萬不要陷入了單向的溝通，在實際展演與溝通後，必須確保客戶對於產品和服務的認知是否正確傳達，是否有誤解或是認知不一致的地方，釐清疑點。
7. 提案/報價（proposal/price quote）：終於到了提案與報價的階段了。此時，除了總結你的產品或服務能解決客戶痛點外，記得主張產品與服務帶給客戶的價值(value) 遠超過其價格，並且不要忘了強調自己與其它競爭對手的「相對優勢 (comparative advantage)」！
8. 談判/檢視（negotiation/review）：確認產品與服務範圍（scope）、議價、確認客戶的期望，並雙方達成共識。
9. 結案：成交/失敗（closed: win/lost）：最後，恭喜賀成交！並進入後續出貨流程和售後服務管理。而就算最後因為任何因素沒有成交，也是需要將此客戶結案，進入下一個銷售週期。

了解了9個銷售週期後，快來看看如何在TP辦公通建立一個輕量化的銷售週期管理專案吧！

如果您的組織目前沒有花大錢導入類似Salesforce的CRM系統，可以考慮透過TP辦公通的專案管理模組做銷售週期的管理。

 

<運用9大銷售週期管理你的銷售流程>

TP辦公通打造輕量化銷售週期管理工具

如果你不想花大錢導入CRM系統，或是只需要找個輕量化的CRM工具，你可以透過以下簡單5個步驟，將TP辦公通變成專屬輕量化CRM工具：

1. 建立銷售週期：

將9大銷售週期/流程分別以任務的形式，建立於一個專案群組中。您可以在任務內容中，敘述該流程的注意事項等資訊，確保夥伴清楚了解活動內容。
任務名稱後方的百分比為成交機率的預估，可依照自身歷史經驗做調整，圖中顯示的數字僅供參考。

<運用專案模組建立銷售流程>

2. 建立客戶名單：

以「建立新目錄」建立一個「客戶名單」的目錄（資料夾），並以建立任務的方式將客戶以任務的形式建立於客戶名單目錄中。此時，主管可將各客戶指派給成員，並設定目標完成期限。

<以任務方式建立客戶名單，並將客戶指派給成員>

3. 追蹤管理：

成員在接收到客戶指派後，則可以開始依照目前進展，將客戶移動至相對應之銷售週期中，並且更新銷售進度與狀態。而管理者，則可以透過視覺化的「儀表板」，或是各式自訂「篩選器」來管理團隊銷售進度與狀態。成員也可以清楚了解自己負責的客戶有哪些，並即時更新客戶狀態與銷售進度。
當然，你可能會跟同一個客戶進行多次交易。此時，你可以在公司名稱後方加上不同的交易名稱。

<視覺化追蹤管理客戶名單，提升銷售預估>

4. 以專案筆記本管理客戶資訊

現在，你可能會需要一個客戶聯絡簿來統整你的客戶資訊。你可以將客戶的詳細資訊紀錄在專案的「筆記」中，如此一來，成員可以輕易地到筆記中，查詢客戶的詳細資訊。

建議可以將一些關鍵字加入筆記標題中，方便事後的搜尋，例如：客戶的類別、狀態、優先順序等。如此一來，成員只要以標題關鍵字搜尋，就可以找到「開啟中的客戶」、「企業類別的客戶」，或是「高優先順序」的客戶等。

 <以標題關鍵字，搜尋出指定客戶>

除了搜尋筆記的「標題」和「作者」外，你更可以透過「進階搜尋」的方式搜尋筆記的內文，精準地找到你要的客戶資訊！是不是很方便呢！

<以進階搜尋的方式，搜尋筆記的詳細內容>

建立好客戶資訊筆記後，你可以至任務中的「引用」，將相對應的客戶資訊筆記引用到任務中，將客戶的銷售進度與客戶資訊做串聯。如此一來，只要點擊引用的筆記，就可以直接跳到客戶資訊頁面做查詢。

 

<將客戶資訊引用至任務中，串聯銷售進度與客戶資訊>

5. 計算預期收益，一覽所有預期與實際收益

最後，你可以以內建的「考評」模組，來計算預期營收（您必須先至TP管理後台的「組織」>「設定」>「啟用考評功能」）。還記得我們在步驟一的時候，有給各銷售週期一個「成交機率」的百分比嗎？ 現在，你可以將「金額」視為考評功能中的「滿分」，「成交機率」為「品質」，來計算出客戶目前階段的「預期收益」。

 

<以內建考評功能計算「預期收益」>

除了個別客戶的預期收益追蹤，還能夠一覽目前所有「關閉且成交」、「關閉且失敗」，以及進行中的金額。

以下圖為例，你可以很快地看出：
1) 目前「關閉且失敗」的總金額為5.5萬。
2) 目前「關閉且成交」的客戶有一家，總金額為12.5萬。
3) 進行中的總金額為235.8萬，預期收益為129.52萬。
4) 目前在「價值主張」階段的客戶有一家 (CCC營造股份有限公司)，預期收益為50萬。

<將客戶資訊引用至任務中，串聯銷售進度與客戶資訊>

TP辦公通雖然不是專門為CRM所設計的軟體服務，但其彈性的溝通協作與專案管理模組卻可以彈性的運用在不同的使用情境，非常適合給需要一個輕量化銷售管理工具的團隊使用。以一個專業銷售管理工具為例，Salesforce一個成員一年的訂閱費用約是美金300到3,600不等（當然，其專業的銷售管理功能更為完善且全面），相較之下，TP辦公通目前一年的訂閱費用約為美金30元，即可享受其溝通協作、檔案管理，以及多元且彈性的專案管理功能，絕對是物超所值。

如果你的團隊有更多有創意的TP辦公通應用，歡迎與我們分享，一起提升團隊生產力！

> 延伸閱讀：好的專案協作工具帶你上天堂。5+1個視覺化儀表板幫你超前部署！

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