以TP辦公通招開工作會議：省下各說各話的精美PPT，將時間與精力用在刀口上。

日會、週會、月會，工作都來不及做了還有時間做簡報？開會變成PPT選美大賽？簡報做得好，進度沒煩惱？其實你更應該把時間花在工作上！ 

【重點整理】- 開會時進度都正常，但專案卻總是delay？
- 管理者的5個痛點：
    ．花了時間開會，但無法確實從簡報中掌握專案進度；
    ．簡報只是結果的呈現，但看不出過程；
    ．簡報內容缺乏客觀性；
    ．無法進一步檢視某一個任務的詳細資訊；
    ．報告完之後，難以回頭搜尋歷史簡報內容。- 使用TP辦公通來招開例行性進度會議的好處：省時、客觀，還能促進團隊協作。
- 5個步驟將TP辦公通打造成企業開會神器。

開會時進度都正常，但專案卻總是delay？

如果是在TED演講，或是為客戶做sales pitch，簡報的排版以及美編設計絕對不能馬虎，最好再來點聲光效果和Demo展演。但如果是公司內部的例行性進度追蹤會議，如果成員們都把時間花在製作簡報，而簡報中所呈現的任務進度與狀態又難以查證時，這樣是否有違了會議的宗旨，導致成員花了時間製作簡報、花了時間參加會議，但內容都是簡報者說了算、可信度難以衡量，最後變成在開會的時候，進度總是正常，但當截止日期來臨時，專案卻突然delay，事後想查證，也看不出前因後果。管理者雖然氣急敗壞，但也只能摸摸鼻子，找尋補救辦法。心裡默默地想，「明明都有定期檢討進度，怎麼花了這麼 多時間開會，PPT中的任務進度也都顯示正常，難道沒有一個更客觀又有效率的檢討方法了嗎？」

以上情形常發生在專案任務之間關聯性強烈的產業，例如：研發、製造、活動企劃等，任務之間環環相扣，且前置任務A若沒有完成，就會影響B的進度。

有些管理者可能會選擇使用Microsoft Project之類的工具來管理這類型的專案，但雖然Project是個很專業的專案「管理」工具，卻不是一個友善的專案「協作」工具。

透過與用戶的近距離訪談，以下我們整理出了管理者的5個痛點：

• 花了時間開會，但無法確實從簡報中掌握專案進度；
• 簡報只是結果的呈現，但看不出過程；
• 簡報內容缺乏客觀性；
• 無法進一步檢視某一個任務的詳細資訊；
• 報告完之後，難以回頭搜尋歷史簡報內容。

「規劃」不等於「協作」

有在使用Excel或是Project做專案管理的朋友們，應該都會認同它們是很方便好用的「規劃」工具，管理者可以透過工作分解結構(WBS) 有系統性的歸納和定義一個專案的工作範圍、制定進度計劃、執行的成員、資源需求、成本預算、風險管理計劃和採購計劃等。但是計畫制定完了，然後呢？而這份神聖又複雜的工作表，一般都是由PM負責管理與更新，這時候，團隊就開始產生一些問題了：

• 檔案難以分享與即時更新，只有PM自己了解和關心整個專案的範疇；
• 專案架構複雜，且非即時更新，成員容易漏掉自己負責的任務；
• 檔案由PM管理與更新，進度PM說了算，成員參與被動；
• Excel或Project檔案與即時通訊、檔案分享等協作工具脫鉤，缺乏協作效率（現在微軟Teams可以達到讓兩者之間的協作，但Project需另外付費訂閱）。

這邊並不是要否定Excel或Project這類專案管理工具，Excel無所不能，而Project則是深度專案管理的不二選擇。排程規劃固然重要，但若能在專案執行的過程中，為團隊節省更多不必要的時間浪費、增進團隊溝通協作效率，相信過程一定會更加順利。

 

排程規劃很重要，但是團隊的協作，才是專案的致勝關鍵！

簡報中的進度客觀透明嗎？

大家都喜歡欣賞精美的PPT簡報，加上流利的演說，但在例行性的進度會議上，最重要的是確保進度能如期，以及能提早發現潛在問題。而經過我們與用戶的訪談中了解到，管理者一般很難從報告者的簡報中發現問題，因為簡報中呈現的內容是已經經過挑選和加工的，數據雖然不至於造假，但多半經過擦脂抹粉，也不全面。就算是直接拿Excel或Project原始檔來報告，裡面的資訊也都是由單一人員所提供，僅呈現了結果，沒有過程，更缺乏了協作。

這不禁讓很多管理者質疑，一個費時、主觀，又欠缺透明度的簡報，具有多大的參考價值呢？

因此，很多用戶開始使用TP辦公通做為招開進度會議的主要工具，既省時，又比較客觀，而且還能促進團隊協作。

為何使用TP辦公通招開例行性進度會議？

其實我們一開始也沒想到TP辦公通能拿來開會。企業會拿TP辦公通來招開會議，主要就是為了解決上述管理者的痛點。TP辦公通中的資訊有以下優點：

• 數據是團隊協作的結果，較為客觀；
• 統一簡報形式與流程，節省簡報製作時間，將重點放在數據內容的檢討上；
• 可以查看任務執行過程與log紀錄；
• 可以由廣到深，從檢視整個企業的所有專案執行狀態 > 部門 > 專案，到單一任務；
• 將會議重點寫入會議筆記中，可供日後搜尋。

接下來就來看看要如何用TP辦公通來開會吧！

使用TP辦公通招開會議

1. 建立會議專用帳號：

1. 由管理員登入TP管理後台 >「組織」>「組織管理」>「新增成員」，建立一個成員帳號供會議使用

團隊可以在TP辦公通中建立會議專用帳號，專門用來開會使用。

2. 設定「統計儀表板」與「追蹤專案」權限：

1. 新增「統計儀表板」授權帳號：「安全」>「統計儀表板」>「新增」> 將會議專用帳號加入（選擇「可檢視的儀表板範圍」）並「儲存」。
2. 新增「追蹤專案」授權帳號：「安全」>「追蹤專案」>「新增」> 將會議專用帳號加入（選擇「追蹤資料範圍」）並「儲存」。

3. 確認其它後台設定：

前往「組織」>「設定」，確認「專案狀態設定」與「考評功能」是否需要開啟。

1. 專案狀態設定：方便管理者以紅綠燈號快速判別專案狀態。可自訂燈號顏色、各燈號之範圍。
2. 考評功能：開啟後可為專案任務進行考評或其它延伸應用（延伸應用：銷售流程一把罩，跟全球第一CRM巨擘Salesforce學銷售週期管理）。

管理員可以在後台設定專案狀態顯示樣式 和 開啟考評功能。

 

 左圖：專案儀表板中的專案狀態；右圖：專案一覽表中的專案狀態。

4. High-level儀表板展示：

儀表板從廣到深可分為：企業儀表板 > 部門儀表板 > 專案儀表板 > 個人儀表板（給個人工作管理使用）。會議時，可從企業儀表板一覽各部門專案執行狀態，再進入部門儀表板檢視該部門專案的執行狀況，最後，再進入專案儀表板檢視到底是哪些任務造成專案延遲等細節。

    1) 企業儀表板：呈現High-level的專案樣貌

管理者可從「企業儀表板」一覽全公司的專案執行狀況。

    2) 部門儀表板：一覽各部門專案執行狀態 

「部門儀表板」讓部門主管迅速掌握旗下部門專案執行狀態。

       3) 專案儀表板：掌握個別專案底下的任務執行狀況

「專案儀表板」是讓您快速掌握個別專案細節的絕佳利器。

5. 細部任務篩選器操作：

畢竟儀表板是制式的，客製化程度有限，如果你需要更有彈性的篩選條件時，可以在專案群組中的「任務」模組，建立屬於自己的篩選器。

 

透過建立自訂或預設篩選器，篩選出指定任務做檢視。

完成以上5個步驟，以後在招開例行的進度追蹤會議時，只需要準備一台電腦，並登入會議專用帳號，由各部門或PM透過「儀表板」或「任務篩選器」報告專案進度即可。而各任務也都有清楚載明負責人、任務歷史紀錄，及補充附件等，做為補充說明使用。

【小撇步】

使用「筆記」紀錄會議記錄，方便日後以關鍵字進階搜尋的方式，調閱歷史會議紀錄。

無論你的簡報或會議記錄格式是PPT、PDF、Word，還是Excel，我們一般都習慣以日期為檔名做儲存（例如：新產品開發週會_2019.11.06），但是當你想要回頭找尋某天的會議內容時，如果不記得日期，則只能一個檔案一個檔案打開來找，因為你無法在資料夾中直接搜尋檔案內容。

但如果你將會議記錄寫在TP的專案「筆記」裡，則可以在日後以關鍵字搜尋的方式，找到該天會議的詳細內容及相關附件。

將會議記錄寫在「筆記」中，日後可以進階搜尋的方式，快速定位該篇內容。

以上跟大家分享TP辦公通的使用者是如何用TP辦公通來建立企業內部標準化的工作會議流程，一方面能節省成員製作簡報的時間，另一方面，讓管理者能夠看到更客觀的專案狀態，確實掌握專案進度。而我們深信，資訊的透明化，能促進團隊協作，讓專案管理不再是管理者或PM一個人的事，而是整個團隊合作的結果。

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祝大家都能在工作上越來越有效率，把省出來的時間與精力投入在其它多元的活動上！

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