千人PCB大廠,以TP辦公通建構企業私有通訊協作平台,鞏固產業競爭力。
誰說享受便利性一定得犧牲資訊安全?為保護研發know-how與商業機密,禁止員工在廠區使用社交型的通訊軟體,是楠梓電起初導入TP辦公通的主要原因,為廠區打造純區域網的即時通訊平台。卻也悄悄地提升了團隊專案協作效率。
「小孩子才做選擇,我全都要!」
Yes即時通訊的方便,No資安外洩的風險
楠梓電是全球PCB製造大廠,員工總數超過1,500人,2019年度的營收達新台幣55億元,而PCB產業競爭激烈,其中最重要的競爭優勢之一就是研發能力,所以產品開發與製程的機密性,也就格外重要。目前企業普遍資安意識抬頭,如果業務牽涉到研發、精密製程,或是財務等內容時,都會盡量避免,甚至是禁止員工使用社交型通訊軟體(如:Line、微信、Messenger等),日前,甚至連公有雲的企業用通訊協作軟體Slack也捲入帳號外洩的資安事件。但是如果企業禁止了Line的使用,卻沒有提供一個良好的替代工具,員工日常的即時通訊管道就剩下Email與電話,而楠梓電也不例外。
為了落實資安防護,嚴禁員工在上班時間使用社交型通訊軟體,公務的聯絡事宜一律採用企業Email。但執行後馬上發現,Email不僅不夠即時,在夾帶檔案、找尋歷史資訊,以及議題的討論與協作上,都非常的不便利(根據南加大理工學院的一項研究指出,只有約50%的Email在1小時內被回覆),也無法做專案的管理,因此,在2017年開始導入「TP辦公通」即時通訊平台。
在競爭激烈的PCB產業,研發與製程know-how是企業核心競爭優勢(來源:Shutterstock)
「私有雲」架構,打造企業內部專屬通訊協作平台
TP辦公通首先解決了一般即時通的資安問題,同為即時通訊協作軟體,TP辦公通與一般通訊協作軟體最大的不同在於其「私有雲」的架構,企業不僅可以自主管理資料庫,確保資訊不外流,更可以以區域網路的方式,串接企業內部系統,並以物理性的方式斷絕與網際網路的連結,杜絕外界的釣魚軟體與木馬程式的植入。另外,在TP辦公通中傳送的檔案可以永久保存,不會像在一般通訊軟體上傳送檔案般,如果不趕在限定時間之內下載,檔案將會被系統自動刪除,且無法復原。也因為資料庫自主管理,如果有發生重大資安事件,企業也得以透過稽核系統進行稽核。
雖然功能聽起來複雜,但在用戶端方面,其簡單明瞭的介面設計,讓只要平時有在使用Line的用戶都能輕易上手。在導入過程中,棣南公司也提供了完整服務,除了協助導入系統外,同時也為楠梓電員工開設免費的訓練課程,讓系統能在短短兩週完成上線。
「楠梓電子維護資訊安全極為嚴格,而TP 辦公通具備高度安全性,採私有辦公雲,
資安控管滴水不漏,取代LINE保障資安上的不足。
且其可控性與紀錄性,提高了工作效率。」
- 黃議鋒 行政管理處 資訊部經理
解決了通訊問題,專案、文件、知識管理,也一併獲得提升
起初,楠梓電在導入TP辦公通時,主要是為了解決資安問題,但由於TP辦公通還包含了其他工作協作的模組,也一併提升了專案執行的效率。在專案管理方面,「TP辦公通」可透過PC、筆記型電腦、手機等裝置連網上線,使用者可以邀請工作同仁開啟專案群組,在此群組中直接分派工作、追蹤進度,群組中也可以按照職權設定不同使用權限,確保內容的安全性。以專案和議題為核心的群組,也能確保討論內容不會混淆,讓管理者可以同時管理不同專案的狀況與進度。
在歷史訊息管理方面,現在一般民眾常用的Line雖可透過搜尋找到過歷史訊息,不過這僅限於文字內容,圖片或文件檔案經過一星期後,就無法再次下載。對此,行政管理處資訊部經理黃議鋒表示,不管是文字內容或圖片檔案,都是企業內寶貴的專業知識,而「TP辦公通」不僅將這些資料集中在私有雲,還將之納入知識管理(KM)系統中。由於楠梓電內部的產品內容接近,多數專案中所討論、設計的內容都可為其它專案所用。透過各種進階搜尋機制,這些資料就能被活化使用,讓其他專案人員可以用零成本取得高價值資訊,強化專案執行效率。
黃議鋒指出,導入後短短半年內,該公司便在平台上成立了166個專案,除了能確保資訊的安全外,也能精準地掌握成員工作進度、加快專案的推動。
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「TP 辦公通的專案建立,幫助我掌握進度、提升同事間的合作默契;
其文件共享和備註功能,讓我搜尋資料更加快捷。」
- 陳佳麟 資訊部專員
楠梓電子位於高雄市楠梓區的總部約有1,500名員工
總公司位置 |
高雄市楠梓區 |
成立時間 |
1972 |
員工人數 |
1,500人 |
官方網站 |
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