【成功案例】瀚荃集團:橫跨全球千人集團的跨國即時通訊解決方案

以TP連接起了散落四方的據點,建立單一溝通平台,掌握品質管理與溝通效率!

【成功案例】瀚荃集團:橫跨全球千人集團的跨國即時通訊解決方案


在全球擁有3500名員工、企業版圖橫跨亞太、歐洲與美洲的瀚荃集團,藉著 TP 辦公通 連接起了散落四方的據點,以單一溝通平台大幅促進管理品質與各團隊的工作效率。


看瀚荃集團如何利用TP辦公通 達成企業管理大躍進


企業版圖擴張、員工數激增,Line與email已無法滿足溝通需求

瀚荃集團從一開始的電子精密連接器及組件,到後來的電子成品、護膚產品與雲端系統整合事業,集團版圖不斷擴大、工作地點分布各地、員工數目迅速攀升,都在不斷的考驗企業對於團隊溝通與工作效率的掌握度。

初期,和大部分企業一樣,瀚荃的內部溝通主要仰賴社交用即時通訊軟體和email,礙於工具上的限制,即使團隊成員均有志一同要完成某項任務,部分位於不同據點的群組卻時常「失聯」、檔案不易分享,以及就算透過通訊軟體或email傳送了,事後也不一定找的到。更況且公司內部諸多資訊事涉機密,若交由外部的app來傳遞,其中潛藏的資安隱患也令主管憂心。


「如果用LINE、WeChat(微信),固然能達到即時溝通的需求,但畢竟公司的資料就存在系統廠商的伺服器了。考量到企業內部還會傳送重要的檔案與文件,我希望公司能夠自行掌握這些流程。如此一來,對公司的資訊安全是很有幫助的。」

- 楊超群 董事長        


直覺與人性化的使用者介面,快速完成系統導入

由於大家都習慣使用一般的即時通訊軟體,下載用戶端app後,只要註冊帳號即可開始使用,對於企業要自己負責管理一個通訊協作平台,包含了「伺服器端」與「用戶端」的管理,難免感到陌生,使用者也難免對於導入新軟體有所抗拒。

不過,在企業成員名單建立上,藉著Active Directory導入功能,瀚荃從部署、試運行到正式上線只花了非常短的時間,大部分時間都花在產品功能的試用與驗證上。與市面上售價、整合難度俱高的系統產品立即顯出了天壤之別。對此,IT部門副理許博瑋感觸最深:「我們大概測試了一個多禮拜,真正決定要上線的時候,大概前後花不到三天我們就把AD資料整合進來,再花一個晚上轉檔就上線了,非常迅速。」

除了一般即時通訊軟體中常見的功能外,TP辦公通也專門為企業用戶做了一些貼心的設計,來提升日常工作效率,例如:訊息已讀未讀名單、任務分派,以及訊息廣播等。營運總處經理許淑美表示:「我們最常用廣播功能來傳達資訊系統有關的訊息,比如說有維修或中斷的時候,我們就會利用廣播讓所有TP 辦公通的使用者收到通知。」誠然,以往要通知所有成員是個不悅的經驗,因為電子郵件不即時,而同時維護聊天app中逾數10個群組也非常麻煩,更別說是某些訊息只能給部分的人員看到了。有了TP 辦公通,她能夠在特定的群組中佈達重要訊息,或是一次將公告傳送給集團內所有的員工,效率與以前相比直是判若雲泥。


「在TP上線了以後,可以發現使用者之間的溝通越來越密切。不只離線傳訊息也可以達到留言的效果,後續追蹤一些問題時也能看到所有的對話紀錄,對我們來說也是非常重要。」

- 許博瑋 IT經理        


工具對了,成員溝通更密切,品質與效率連帶提升!

對於公司而言,管理與控制內部交換的資訊是個追尋良久之後,終於圓滿的理想。過往流竄於多個聊天app的大量內部訊息與檔案,如今從成員帳號、存取權限到組織結構都能統一由總公司建置,賦予了瀚荃前所未有的透明度與自主性。從安全的角度出發來看,若有洩密、誤傳等情事出現,IT部門即能夠快速在自己運營的伺服器上找到相關資訊,透過稽核流程做後續追查。相較一般「公有雲」的通訊軟體,所有數據和檔案皆存放在第三方服務供應商的伺服器中,服務的品質也完全無法掌控,如果真的遇到了法律糾紛,由於服務常常由國外的伺服器提供,服務提供商並沒有配合的義務。

而最明顯的改變就是「溝通變容易了」!當溝通變得更容易、更直覺,團隊成員也就更願意溝通與分享,形成正向循環。而訊息的傳遞越踴躍,就能避免組織成員的資訊不對稱,自然而然工作的品質與效率也連帶提升。這是瀚荃在導入TP辦公通前沒有預想到的,可說是美麗的意外!


溝通變簡單了,讓成員更願意分享資訊,弭平組織中的資訊不對稱
溝通變簡單了,讓成員更願意分享資訊,弭平組織中的資訊不對稱


身處移動端的時代,瀚荃深知除了坐在辦公室內的同仁之外,更需要顧及出門在外的需求,而此時就是TP 辦公通 app出馬的時候了。就如許博瑋所言:「TP的app對我們來說非常方便。它可以從Google Play或App Store下載得到,而且安裝與設定都非常的容易。經過簡單的操作,使用者在任何地方都可以收到即時訊息,對我們來說十分便利。」


「時效對於電子製造業十分重要,再加上我們有很多海外據點與業務人員,所以能夠即時分享資訊對我們相當有幫助。而且TP 辦公通能夠跨越手機、平板與電腦,以我個人來說,就可以在手機上直接傳送訊息或是傳送檔案。以管理的角度來看,這樣是非常有效率的。」

- 楊超群 董事長        


瀚荃的經營理念是積極、創新、效率,而TP 辦公通正是協助企業往理念邁進的原動力之一。將組織梳理清楚、使訊息透明清晰、讓所有人對於目前情況有相同的認識,就是從團隊合作最基本的層面改善了效率──溝通。未來,公司更計畫讓更多的員工、經銷商與供應商連入TP 辦公通網路,實現集團內部資訊互聯、互通以及大數據統計的終極目標。


瀚荃集團介紹 


 
瀚荃集團位於新北市淡水的總部 


企業小檔案

總公司位置

新北市淡水區

成立時間

1990

員工人數

全球約3,500人

官方網站

https://www.cvilux-group.com/


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【成功案例】瀚荃集團:橫跨全球千人集團的跨國即時通訊解決方案 【成功案例】瀚荃集團:橫跨全球千人集團的跨國即時通訊解決方案 Reviewed by TP辦公通 on 12月 22, 2020 Rating: 5

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